なにかとデジタル化が進む昨今ですが、紙ベースの名刺は今でも大事なビジネスツールのひとつですよね。
一方で、どんどん増えていく名刺の管理に関しては、「何か良い方法はないか？」とお考えの方は多いのではないでしょうか？
名刺の管理には、「デジタル化による管理」と「アナログでの管理」の2つがあり、きちんと管理された名刺は、思った以上にビジネスに好影響を与えてくれます。
そこでこの記事ではデジタル、アナログ双方のメリットデメリットについてご紹介したいと思います。
まずは最近浸透しつつあるデジタルによる管理方法につて、その方法やメリットとデメリットをお伝えします。
デジタルな名刺の管理方法としては、次の5種類があります。
それぞれの特徴を見てみましょう。
まず既存の複合機などにあるスキャナーで名刺を読み取る方法があります。
この場合、名刺を画像として保存していくことになるため、後で検索したい時には不便なケースが多いです。
こちらは、専用の名刺用スキャナーで名刺を読み取り、セットになっている名刺管理ソフトで管理していくものです。
画像としてだけでなく、記載されている文字を認識して管理してくれるものがほとんどで、後で検索したり分類したりする際にも便利なため、多く活用されています。
最近活用する人が増えているのが名刺アプリです。
スマートフォンで名刺を撮影すればすぐさま電子化でき、名刺管理ソフトと同様に文字も認識して管理してくれます。
専用の機器も必要なく比較的場所を選ばず手軽に名刺を読み取れ、どこでも見かえしたり検索することもできるため、人気の管理方法です。
以前は、一般的な名刺のデジタル管理方法と言えばExcelでの手入力でした。
Excelであれば検索や振り分けなども容易にできますが、入力の手間やミス、情報管理などが必要なため、最近では名刺管理アプリや名刺管理ツールを活用する人の方が多いでしょう。
一度に大量の名刺をデジタル化する場合などには、外注に依頼するという方法もあります。
業者へ外注する際は、費用の確認はもちろん、大量の個人情報となるためどの様なセキュリティ対策を行っているかの確認も必要です。
デジタルな管理方法で名刺を管理しておくと、次のようなメリットが得られます。
ではそれぞれの内容を見てみましょう。
名刺をデジタル化する管理方法であれば、数百枚、数千枚ある名刺から該当者を探すといった手間を大いに省くことができます。
仕事の効率化にもつながるでしょう。
昨今は、会社での情報共有が進められているケースも増えています。
名刺管理ソフトなどでデジタル化して社内で一元化していれば、閲覧権限を持つ人であれば部署や担当者などいつでも最新の情報を共有することができます。
名刺管理と言えば分厚いファイルや専用の入れ物がイメージされるかもしれませんね。
デジタル化した管理方法であれば、パソコンやスマホの中で管理できるため場所を取らず、持ち運びたい時にも便利です。
もらったはずの名刺を探しているのにない、といったケースは意外と発生しがちです。
相手に対しても失礼ですし、なにより困りますよね。
もらった名刺をすぐにデジタル化しておけば、このように後で紛失して困るといった事態を防ぐことにもつながります。
一方で、デジタル化による名刺の管理方法にも次のようなデメリットはあります。
こちらもそれぞれの内容を見てみましょう。
名刺管理ソフトを導入したり名刺管理アプリを利用する場合、初期費用や月額費用などのコストが発生する場合があります。
特にアプリは無料のものありますが、個人情報を扱うためセキュリティ面を考えると有料のものの方が安心です。
また、外注する場合もある程度のコストが必要となるので注意が必要です。
デジタル化を導入する時などは、枚数によってはまとまった時間と手間がかかります。
特にExcelに入力する管理方法を選択した場合は入力だけでなくチェックもしなければならないため、ある程度の時間と労力を見込んでおかなけでばなりません。
続いてアナログによる名刺の管理方法についてご説明します。
アナログな名刺の管理方法としては、次の5種類があります。
それぞれの特徴を見てみましょう。
最も一般的なアナログの名刺の管理方法として、名刺フォルダーがあります。
名刺フォルダーには、
があり、ファイル式は一般的な名刺用のポケットに入れていくタイプ、バインダー式は同様のものが台紙となって差し替えや追加ができるタイプです。
回転式フォルダーは卓上用のもので、名刺を分類して差し込み、球体のように回転して検索が容易にできるタイプのフォルダーです。
大量の名刺をアナログで管理する場合は、名刺ボックスがおすすめです。
名刺サイズのボックスにインデックスや仕切りを追加して、業種別、アイウエオ順など使い勝手がよい項目で分類する管理方法です。
新旧の名刺を入替得る際のルールを明確にしておくと、後で見返すときに迷わないでしょう。
通常のノートやバインダーの台紙に、名刺を貼っていく管理方法もあります。
専用のファイルやケースを購入必要がなく、低コストなのが魅力です。
一方でノートの場合は差し替えが難しい点や、貼り方によっては裏面が見えないといった点が注意点となります。
アナログな管理方法を用いる場合には、次のようなメリットがあります。
名刺管理ソフトや専用スキャナー、名刺管理アプリ、外注の場合はそれぞれに費用がかかりますが、アナログな方法で行えばコストは低く抑えることが可能です。
たとえば名刺フォルダーやケースは100均でも売られているため、低価格で揃えることもできます。
ただし、先述の通り名刺管理アプリは無料のものもあります。
繰り返しになりますが、無料のアプリの場合はセキュリティ面をよく確認するようにしましょう。
管理する名刺の数自体がそんなに多くなければ、ファイル等のアナログな管理方法の方が手間はかかりません。
後で探したい場合でも、名刺の数が少なければそれ程時間もかからないでしょう。
もらった名刺にはその時の情報などをメモすることが多々あります。
後で名刺に追記したい事柄が出た場合、アナログな管理方法であればすぐにメモすることができます。
デジタル化した場合はソフトにもよりますが、追記が不可能か、後でメモを入力する必要があります。
Excelで管理するのであれば、あらかじめメモ欄を用意しておけば可能ですね。
アナログな管理方法を用いた場合、次のようなデメリットがあります。
それぞれの内容を見てみましょう。
デジタルな管理方法のメリットの真逆になりますが、名刺が増えるたびに保管スペースが広がってしまいます。
特に営業部などがあり名刺の数が多い場合には名刺ファイルがどんどん増え、名刺用のスペースをつくるはめになりがちです。
アナログによる管理方法を用いた場合、大量の名刺の中から目当ての名刺を探し当てる作業に意外と時間がかかります。
また、名刺の定期的な並び替えや整理も枚数が多くなると大変です。
名刺の差し替え時や整理の時、名刺を利用するためにファイルから取り出した時などに、名刺を紛失してしまうリスクがあります。
アナログな管理方法の場合、名刺を紛失しても気づきにくいといった面もあります。
今回は名刺の管理方法についてご紹介しました。
名刺をきちんと管理すれば、後の営業活動やマーケティングなどにとても有効に活用することができます。
しかし枚数自体がそれほど多くない場合は、データ化までする必要がない場合もあります。
名刺の管理方法をデジタルするのかアナログにするのかは、名刺の枚数や用途、人員や予算などに応じて最適な方に決めるとよいでしょう。
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