名刺交換は、ビジネスの場において一番初めの挨拶であり、自己紹介の場でもあります。
ビジネスパーソンとして、お互いを知るはじめの一歩といったところでしょうか。
そんな大事な場面である名刺交換のマナーについては、知っているようで意外と知らなかったり、忘れていたりすることもあるのではないでしょうか。
そこでこの記事では名刺交換の仕方に注目し、準備から名刺交換の場面ごとのマナー、困った時の対処法についてご紹介したいと思います。
名刺交換は、名刺を準備するところから始まっています。
まず名刺入れはカバン等のすぐに取り出すことのできる場所、できれば定位置に入れておきましょう。
いざ交換となった時にもたつかないよう、名刺交換の前にあらかじめ名刺入れを手元に準備しておきます。
名刺は、名刺入れの上にのせて両手で持ちましょう。
名刺の準備が出来たらいよいよ交換が始まります。
名刺を渡す際は、次のポイントに気を付けます。
これらの基本をおさえておけば、あとは人数やシーンに合わせて対応します。
ではシーン別の名刺交換の仕方をみてみましょう。
1対1で名刺交換を行う場合、目下の方から先に名刺を渡すのが一般的です。
この場合の目下・目上の概念は次の通りです。
相手の役職や年齢が自分より下であっても、相手に対して営業活動をしている場合は常に自分から名刺を差し出すことになります。
複数人の場合で行う名刺交換の仕方も、1対1と同様目下とされる方から名刺を差し出します。
その中で役職が上の人から順位行い、自分の順番が来るまでは基本の渡し方の通り、名刺を準備して待ちましょう。
但し最近では複数人で名刺交換を行う際に、誰から名刺交換をするか？によるタイムロスを避けるため「同時交換」が行われる場合も増えています。
同時交換でも、名刺の渡し方の基本と同様に、名刺入れの上に名刺を準備しておきます。
そして右手で相手の名刺入れの上に差し出すと同時に、相手の名刺を左手にある名刺入れの上に受け取り、後に両手で名刺を持つようにします。
名刺を渡すときのNG事項は次の通りです。
名刺を渡すときは、必ず立って行うようにしましょう。
座ったままでの名刺交換は相手に対して失礼に当たります。
また、机を挟んだ状態での名刺交換もマナー違反とされています。
その時の状況にもよりますが、基本的には相手の側へ移動して、適度な距離を保った場所で渡すようにしましょう。
また、相手がまだ名刺を準備している途中なのに、こちらが先に名刺を渡してしまうと相手を焦らせてしまうため、タイミングを見る必要があります。
自分もポケット等から直接出さず、きちんと名刺入れの上に準備しておくのがマナーです。
汚れや折り目が付いている名刺は失礼にあたるので、使わないようにしましょう。
名刺は渡すときだけでなく、受け取る時や受け取った後にも知っておくべきマナーがあります。
名刺を受け取る際は、次のポイントに気を付けます。
両手で受け取ったら、相手の名前を「○○様ですね」と復唱するのもおすすめです。
特に読み方が難しい名前の場合、名刺交換の時に確認しておけば後々気まずい思いをしなくて済みます。
名刺を受け取ったら、大切だからとすぐに名刺入れにしまいそうになりますが、それではマナー違反になってしまいます。
名刺を受け取った後、立っている間は名刺入れの上に置いて両手で持っておきましょう。
座ってからは、机の上に置きます。
その際、1対1で名刺交換をした場合は机に名刺入れを置き、その上に名刺を置きます。
複数人で名刺交換をした場合は、机に名刺入れは置かず、相手の座っている順にならって一列に名刺を並べます。
こうすることで相手の顔と名前を覚えやすくなります。
相手に一番役職の高い方がいれば、その方の名刺のみ名刺入れの上に置いてもよいでしょう。
名刺を受けとるときのNG事項は次の通りです。
相手の名前や会社名等に指がかかると、マナー違反とされています。
名刺のデザインにもよりますが、なるべく指がかからないよう心掛けましょう。
また、受け取った名刺の上に仕事上の資料や書類が重ならないよう配慮しましょう。
複数人で名刺交換を行った場合は、名刺を上に上にと重ねて置くのはマナー違反となります。
資料や書類が多く名刺の上にかかりそうな場合は、相手に一言断りをいれてから名刺を名刺入れにしまうようにしましょう。
また、意外とやってしまいそうなのがその時に話した内容や相手の情報を名刺や名刺の裏に書き込むことです。
後ほど相手のいない場所で名刺に書き込むのはOKなので、その場で書き留めておきたい事はメモやノート等に記しておき、後で書き込むようにしましょう。
たとえ無意識であっても、受け取った名刺を手で持って遊ぶのはもってのほかです。
基本的な名刺交換の仕方をマスターしていても、イレギュラーな場面に出くわすこともあります。
そのような困った時には、どう対応すればよいのでしょうか。
うっかり名刺入れを忘れてしまった…という場合はどうすればよいのでしょうか。
この場合、相手に正直に「忘れてしまいまして…」と伝えるのはあまり良くありません。
「申し訳ございません、ただ今名刺を切らしておりまして…」といった言い方でお詫びを伝えましょう。
名刺がなくとも、相手の名刺を受け取る際には自分の会社名や氏名を必ず伝えましょう。
その後、次回会う機会があれば必ず自分から名刺をお渡しし、予定がなければお詫びの文章を一筆添えて、名刺を郵送すると丁寧です。
目上の方から先に名刺を差し出されてしまった場合、慌てて準備してあたふたした姿を見せたり相手を待たせたりしてしまうよりも、まずは「頂戴いたします」と一言添えて受け取ります。
そして迅速に「申し遅れました」と一言添えて、名刺を渡すようにしましょう。
ビジネスにおいて名刺交換の場は、会社や自身のことを一番初めに伝える大事な機会です。
特に日本では独自の名刺交換の仕方が培われているため、失礼のないようビジネスパーソンとしてのマナーを理解しておく必要があります。
こうしたマナーは相手への敬意の現れでもあるため、ポイントを押さえておけば難しいものではありません。
きちんとした名刺交換の仕方を頭に入れておけば心に余裕が生まれ、その後の商談や会議もスムーズに進めることができるでしょう。
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