昨今のビジネスシーンでは、DX（デジタルトランスフォーメーション）という言葉を聞くことが多くなってきました。
日本企業がグローバルステージで活躍し続けるために、経済産業省をはじめとする日本の各省庁が推し進めているDXですが、それはなにも難しい施策ばかりではありません。営業職に携わるビジネスパーソンとしては身近な存在である、名刺をデジタル管理することも立派な営業のDX戦略の1つです。
そこでこの記事では、営業を効率化するための2つの名刺DX施策をご紹介します。
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、データとデジタル技術を活用して、社会や生活を変革させることを指しています。
ビジネスの世界では、データ分析や既存業務のデジタル化をとおして、業務の効率化や生産性の向上をめざす取り組みだといってよいでしょう。
DXは、2004年にスウェーデンのウメオ大学エリック・ストルターマン教授（当時）により提唱されました。
日本では、経済産業省が2018年9月に「DXレポート」として最初の資料を発表後、日本の産業界に向けて数々の啓蒙活動を行っています。
DXレポートにおけるDXの定義は、「業が外部エコシステム（顧客、市場）の破壊的な変化に対応しつつ、内部エコシステム（組織、文化、従業員）の変革を牽引しながら、第３のプラットフォーム（クラウド、モビリティ、ビッグデータ／アナリティクス、ソーシャル技術）を利用して、新しい製品やサービス、新しいビジネス・モデルを通して、ネットとリアルの両面での顧客エクスペリエンスの変革を図ることで価値を創出し、競争上の優位性を確立すること（引用：DXレポート）」と経済産業省によって定義されました。
簡潔にいえば、ビジネスにおいてはビッグデータやクラウド、モバイルなどを用いて、組織や企業文化、従業員の意識を含めたビジネスそのものを変革させ、新たな企業価値を創出し、競争力を強化させるために必須の企業戦略だといってよいでしょう。
この「DX推進の波」を、企業の営業活動では欠かすことのない「名刺」に導入すると、どのようなメリットがあるのでしょう。
まず、名刺というアナログのデータをデジタル化して管理することで、必要な情報へアクセスする時間を大幅に短縮させます。
日々数え切れないぐらいの人に会う営業パーソンであれば、そこで手にする名刺は途方もない枚数となるでしょう。それをいちいち物理的なファイルで管理していては、場所も手間も多大なリソースを必要とし、いざ必要な人の名刺を探し出そうとしても、膨大なファイルの中から1枚の名刺を探し出すことは、どう考えても効率的ではありません。
しかし、デジタル管理された名刺データであれば、そのインデックスの簡便性から考えても、あっという間に必要な情報にアクセスできるのです。
また、デジタル化されクラウドで管理したデータであれば、同じプロジェクトに関わるメンバー同士で内容を共有することも容易にかないます。
名刺の取り扱いを、物理的なアナログ管理からデータというデジタル管理に変えるだけで、その整理とアクセスにかかる時間が大幅に短縮でき、圧倒的な生産性向上につながることが期待できるのです。
「名刺をデジタル化する」と一口にいっても、実はその方法は2つあります。
1つは、もらった紙の名刺をデジタル化して管理する「名刺管理ツール」の活用です。
もう1つには、自身の名刺を含めて名刺自体をデジタル化してしまう「オンライン名刺」の導入があります。
本章では、この2つの名刺DXについて、それぞれのメリット・デメリットについて解説します。
名刺をDXするのにもっとも効果的な方法が、名刺管理ツールを使って名刺のデータをデジタル化して管理する方法です。
特に近年では、無料のアプリなどでも名刺情報がデジタル管理できるものがたくさんリリースされていますので、そうしたツールを使っている方も多いかもしれません。
名刺の記載情報もいちいち手入力する必要はなく、スマホのカメラなどで撮影するだけでテキストデータをすべてアプリ内に取り込めるなど、使い勝手のよいものがたくさんリリースされています。
こうしたツールをうまく活用することにより、膨大なデータを効率よく管理でき、営業に関わるリソースを有効活用できるようになるのです。
ただし、名刺に記載された取引相手のデータは個人情報であり、企業にとっても重要な情報資産です。
万が一そのデータが外部に流出してしまえば、企業の責任問題に発展してしまう可能性もあるため、企業で利用する場合には、そのツールがどの程度のセキュリティ管理が対策されているかを考えるようにしましょう。
もう1つの名刺DX施策が、自身、あるいは自社の名刺自体をデジタル化してしまう方法です。
経産省などを中心に日本のDXを進める施策の1つとして、リモートワーク環境の構築が推奨されてきました。
コロナ禍をきっかけとして、企業活動のあらゆる場面にリモートワークを採用した企業も多いはずです。
しかし、営業部門は長年の経験則も手伝い、「人に会って名刺を交換して初めて商談がスタートする」と考え、非対面の営業活動には否定的な人も多かったのではないでしょうか。
そのため、営業部者のDXは、他部門と比べてリモートワークの導入が遅れている部門だったといえます。
しかし、そんな中で生まれたのが「オンライン名刺」でした。名刺自体を「紙」で作るのではなく、データ化した名刺を作って、インターネットを通してオンラインで商談相手にわたすことのできる名刺としたものです。
オンライン名刺はオンライン会議システムなどを使って商談を行うときだけでなく、対面式の商談の場合でも、互いに同じオンライン名刺アプリを利用していれば、スマートフォンなどをとおしてデータを送り合うことで名刺交換をすることもできます。
また、複数の相手にも一発で名刺データの送受信ができますので、大規模プロジェクトでグループ同士のやり取りも容易です。
ただし、直接対面の場で同じアプリを利用していない場合などは、QRコードでのやり取りが必要になるなど、多少の不便を強いられるのはデメリットといえるでしょう。
名刺管理ツールの活用とオンライン名刺の導入。それぞれにメリットがあり、当然デメリットもあります。
つまり、どれだけDXが進んでも、相手との距離を詰めるためには直接対面して話すことが重要なように、名刺交換という商習慣がすべてデジタルに置き換えられるわけではありません。
そのため、各々のメリットとデメリットをしっかりと踏まえた上で、両者をうまく併用して活用することが重要となるのです。
営業活動を効率化するためのファーストステップとして、名刺交換や管理をデジタル化することは有効な施策です。
この結論にもとづき、名刺をDXする2つの方法について解説いたしました。
営業活動という「人と会う」ことが重要な業務においても、無駄を排し業務を効率化するためには、オンラインとオフラインのよさをそれぞれうまく活用することが重要です。
紙の名刺とオンライン名刺、そして名刺管理ツールを自身のビジネスにうまく取り入れ、営業活動そのものをDXして効率的な業務推進を検討してください。
